Power BI hat ein neues, nützliches Feature veröffentlicht, das vielen Nutzern das Leben erleichtern wird: Die Möglichkeit, den letzten Tag des Monats als Standard für Subscriptions zu wählen. Damit können regelmäßige Berichte automatisch am Ende eines Monats versendet werden, ohne dass man jedes Mal ein spezifisches Datum auswählen muss. Besonders für Unternehmen, die monatliche Abschlüsse oder Berichte verschicken müssen, ist dies eine enorme Arbeitserleichterung.
In diesem Beitrag erfährst du, wie du das Feature automatisches Power BI monatliches Abonnement aktivierst, wie es funktioniert und warum es so nützlich ist.
Tatsächlich existiert das Feature schon länger. Die kleine aber feine Neuerung ist, dass das neue Power BI Feature es dir erlaubt, Abonnements, bzw. englisch Subscriptions auf den letzten Tag eines Monats, statt wie bisher auf einen festen Tag zu setzen. Das bedeutet, dass Berichte nun automatisch am letzten Tag eines Monats verschickt werden können, ohne dass du manuell ein Datum festlegen musst. Dies ist besonders hilfreich für Nutzer, die regelmäßig am Monatsende Berichte an Teams oder Vorgesetzte versenden müssen.
Wichtig: Dieses Feature ist aktuell nur für Report- und Dashboard-Subscriptions verfügbar. Es betrifft nicht die Aktualisierung des semantischen Datenmodells, was bedeutet, dass Datenmodelle weiterhin manuell aktualisiert werden müssen.
Zuerst musst du einen Bericht im Power BI Service bereitstellen. Gehe dazu einfach in deinen Power BI Report, öffne den Bericht aus, den du abonnieren möchtest und klicke auf “Subscribe to report”. Auf deutsch heißt dieses Feauture Beircht abonnieren:
Bericht abonnieren
Nachdem der Bericht bereitgestellt wurde, klickst du auf den „Subscription“-Button / Abonnement anlegen (siehe Screenshot unten). Hier kannst du eine neue Subscription erstellen oder eine bestehende bearbeiten.
Neues Abo erstellen
Im nächsten Schritt wählst du das Zeitintervall aus. Entscheide dich für „Monatlich“, um das Monatsintervall zu aktivieren. Anschließend öffnet sich ein neues Feld, in dem du entweder feste Tage festlegen oder den neuen Auswahl-Button „Letzter Tag des Monats“ wählen kannst.
Monatliches Intervall auswählen und letzten Tag des Monats als Standard setzen
Neben der Auswahl des Versandintervalls bietet Power BI einige weitere nützliche Optionen für deine Subscription. Auf dem Screenshot siehst du, dass du zum Beispiel festlegen kannst, wer die Berichte erhält. Du kannst einzelne E-Mail-Adressen manuell eingeben oder vordefinierte Empfängerlisten verwenden, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die Berichte erhalten.
Weitere Optionen des Abonnements
Zusätzlich kannst du einen persönlichen Nachrichtentext einfügen. Das ist besonders hilfreich, wenn du deinen Empfängern Kontext zu den Berichten geben oder spezielle Anmerkungen hinzufügen möchtest. So wird nicht nur der Bericht versendet, sondern deine Kollegen oder Vorgesetzten erhalten auch direkt die nötigen Informationen zum Inhalt.
Das Auswahl-Dropdown “Berichtseite” legt fest, welche Power BI Reportseite als Vorschau in der Email angezeigt werden soll.
Nachdem du das gewünschte Intervall ausgewählt hast, speicherst du die Einstellungen. Deine Berichte werden nun am letzten Tag jedes Monats automatisch verschickt. Einfacher geht’s nicht!
Gerade in Unternehmen, die regelmäßig Monatsberichte verschicken, wird dieses Feature für einen reibungslosen Workflow sorgen. Du musst nicht mehr manuell eingreifen, sondern kannst sicherstellen, dass deine Berichte immer pünktlich am Monatsende bei den richtigen Empfängern landen.
Zusätzlich sparst du wertvolle Zeit, die du sonst für die manuelle Anpassung von Subscriptions aufbringen müsstest. Auch wenn es sich auf den ersten Blick um ein kleines Update handelt, hat es doch das Potenzial, die tägliche Arbeit vieler Power BI Nutzer deutlich zu erleichtern.
Das neue Feature, den letzten Tag des Monats als Standard für Power BI Subscriptions festzulegen, ist eine großartige Ergänzung für alle, die regelmäßige Berichte verschicken. Es vereinfacht die Arbeit und sorgt dafür, dass Berichte immer pünktlich und ohne manuelles Zutun am Monatsende verschickt werden.
Auch wenn das Feature aktuell nur für Reports und Dashboards verfügbar ist, nicht aber für die Aktualisierung des semantischen Datenmodells, bietet es dennoch einen enormen Mehrwert für alle Power BI Nutzer.
