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Die 5 größten versteckten Kostentreiber fehlender BI-Struktur

Steffen Weiler – 29.08.2025

Stell dir vor: Dienstag, 16:30 Uhr.
Dein Chef kommt ins Büro: „Morgen früh brauche ich die aktuellen Zahlen für die Vorstandssitzung. Umsatz, Kosten, Deckungsbeiträge – das volle Programm.“
 
Du warst eigentlich schon auf dem Sprung nach Hause. Doch jetzt beginnt der Wahnsinn:
 
  • Umsätze liegen in drei verschiedenen Systemen.
  • Kostenstellenauswertungen schlummern in einer manuellen Excel-Datei.
  • Dein Power BI Dashboard zeigt andere Zahlen als das ERP.

 

Um 19 Uhr sitzt du immer noch da, puzzelst Daten aus fünf Quellen zusammen, rufst Kollegen an, schreibst WhatsApps – und am Ende hoffst du nur, dass niemand morgen nachfragt, warum die Umsätze plötzlich 15 % höher sind.
Kommt dir bekannt vor? Willkommen im Club der „Wir haben Daten, aber keine Struktur“-Controller.
 
Und genau das ist teuer. Nicht wegen der offensichtlichen Kosten – sondern wegen der versteckten Kostentreiber, die in vielen Unternehmen täglich passieren:

1. Zeitfresser Datensuche

Controller verbringen oft mehr Zeit mit Datensammeln und Abgleichen als mit Analyse. Zwei Stunden pro Tag klingen wenig – aber hochgerechnet auf ein Jahr sind das mehrere zehntausend Euro, die einfach verpuffen. Und das Beste: Meist machen nicht nur Controller diese Arbeit, sondern auch Vertriebsleiter, Marketingchefs oder Teamleiter.
 
Quick Win: Führe eine Woche lang ein Zeittagebuch. Du wirst überrascht sein, wie viel deiner Zeit draufgeht.
 
 

2. Falsche Entscheidungen durch inkonsistente Daten

Nichts ist gefährlicher, als wenn Geschäftsentscheidungen auf widersprüchlichen Daten basieren. Ein Praxisbeispiel: Eine Marketingkampagne wurde mit CRM-Daten gestartet – die aber nicht mit den Analytics-Daten zusammenpassten. Ergebnis: fünfstellige Beträge wurden für die falsche Zielgruppe verbrannt.
Noch schlimmer: Das Vertrauen in Daten schwindet. Entscheider greifen wieder zu Bauchentscheidungen.
 
Quick Win: Definiere 5 wirklich wichtige KPIs – mit einer klaren Berechnungsgrundlage und einer „Single Source of Truth“.
Kostentreiber, die sich in vielen Unternehmen verstecken

 3. Report-Generator-Teufelskreis

Ohne klare BI-Struktur mutierst du schnell zum „Report Monkey“. Vertrieb will seine Zahlen, Marketing andere, Produktion nochmal andere. Ergebnis: du erstellst 13 Reports pro Woche, die kaum einer liest.
 
Quick Win: Frag dich bei jedem Report: Welche Entscheidung soll damit getroffen werden? – Wenn die Antwort unklar ist: nicht erstellen.
 
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4. Doppelarbeit und Parallelsysteme 

Ohne zentrale BI-Struktur baut jeder seine eigene Excel-Welt. Der Vertrieb hat seine Tabelle, Marketing sein Dashboard, Produktion ihre KPIs. Alle nutzen dieselben Daten, aber jeder bereitet sie anders auf.
Folge: Doppelarbeit, endlose Diskussionen über abweichende Zahlen, und hohe Opportunitätskosten.
 
Quick Win: Definiere eine zentrale Datenquelle und verbiete Insellösungen. Excel darf weiter genutzt werden – aber bitte nur auf Basis eines qualitätsgesicherten Semantic Models.
 
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5. Vertrauensverlust in Daten 

Das ist der teuerste, aber am schwersten messbare Punkt: Wenn einmal falsche Zahlen präsentiert wurden, bleibt Skepsis. Selbst wenn die Daten später korrekt sind – das Bauchgefühl der Entscheider sagt: „Trauen wir dem wirklich?“
Die Folge: strategische Fehlentscheidungen, verpasste Chancen und Rückfall ins Bauchgefühl-Zeitalter.
 
Quick Win: Sei transparent. Kommuniziere, welche Daten geprüft sind und welche nicht. Schaffe Vertrauen durch Klarheit, Dokumentation und nachvollziehbare Prozesse.
Klare Prozesse helfen langfristig, versteckte Kostentreiber entgegen zu wirken
Klare Prozesse helfen langfristig, versteckte Kostentreiber entgegen zu wirken

Fazit

Fehlende BI-Struktur kostet – und zwar mehr, als die meisten ahnen.
 
Doch die gute Nachricht: Alles ist vermeidbar. Mit klaren Prozessen, einer sauberen Datenbasis und Transparenz in der Kommunikation.

Dieser Artikel basiert auf über zehn Jahren Erfahrung in Business Intelligence und Data Analytics. Für weitere BI-Insights und praktische Tipps folge mir auf LinkedIn oder höre den Daten zu Taten Podcast auf Spotify.

 

Im Podcast findest du die besten Experten rund um das Thema Power BI und Datenanalysen.

👉 Hier kommst du zur Folge:
Folge 8 – Was kostet dich deine fehlende Struktur? 

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