In jedem BI-Projekt stellt sich früher oder später eine entscheidende Frage:
Bauen wir die Reports für den Kunden (Done For You) – oder entwickeln wir gemeinsam Kompetenzen im Unternehmen (Done With You)?
Soll der Berater liefern – oder befähigen?
Diese Frage klingt zunächst wie eine reine Projektmethodik – ist in Wahrheit aber eine strategische Weichenstellung, die bestimmt, ob BI nachhaltig funktioniert oder zu teurer Kosmetik verkommt.
Wie BI-Projekte wirklich erfolgreich werden – und was Kunden dabei oft vergessen:
Das echte Dilemma hinter der BI-Anfrage
Stell dir folgendes vor:
Ein Geschäftsführer möchte endlich valide Reports. Seine Abteilungen liefern widersprüchliche Zahlen, das Vertrauen in die Daten ist weg – und er weiß: Wir brauchen bessere Berichte.
Was er nicht weiß: Was genau brauche ich dafür – und wie komme ich dahin?
Ein externer Berater wird hinzugezogen, der letztlich, nach der Aufnahme der Aufgabe, folgende Frage stellen wird:
„Wollen Sie, dass wir das für Sie machen – oder möchten Sie lernen, wie Sie das selbst können?“
Und plötzlich ist die Überforderung des Geschäftsführers groß, denn folgende Fragen stellen sich ihm nun:
- Wenn die Externen alles bauen – was passiert, wenn sie weg sind? (Abhängigkeit entsteht)
- Wenn wir es selbst lernen – wann sollen wir die Zeit dafür finden? (Zusätzlicher Aufwand)
- Wie teuer wird das alles wirklich? (Neue Kosten)
Für gewöhnlich gibt es zwei Wege der Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem externen Berater – und diese zwei Wege greife ich nun im Weiteren auf. Dabei werden sowohl die klaren Vorteile, als auch Nachteile beleuchtet.
Starten wir mit:
Done For You: Schnelle Ergebnisse – mit Nebenwirkungen
Beim Done-For-You-Ansatz übernimmt der externe Berater die vollständige Umsetzung:
Dashboards, KPIs, Datenmodelle – der Kunde erhält ein fertiges Produkt.
Sinnvoll ist dieser Ansatz, wenn:
- schnelle Ergebnisse gefragt sind,
- keine internen Ressourcen verfügbar sind,
- technische Komplexität überfordert,
- Schulungszeit (z. B. vor Vorstandspräsentationen) schlicht nicht vorhanden ist.
Die Vorteile:
✅ Schnelle Umsetzung
✅ Professionelles Ergebnis
✅ Hohe Planbarkeit für beide Seiten
Aber es gibt klare Risiken:
❌ Abhängigkeit vom Dienstleister
❌ Fehlender Know-how-Aufbau im Unternehmen
❌ Zusätzliche Kosten bei jeder Änderung
❌ Kein tieferes Verständnis für die eigenen Daten
Hinzu kommt: Der Berater bleibt langfristig die einzige Anlaufstelle – der berühmte Single Point of Failure.
Und je besser er seine Arbeit macht, desto abhängiger wird der Kunde – und desto mehr wird der Berater zum Umsetzer, nicht zum Sparringspartner.
Done With You: Nachhaltig, aber mit Hürden
Beim Done-With-You-Ansatz begleitet der Berater das interne Team.
Workshops, Coaching, gemeinsame Umsetzung – Ziel ist der Aufbau echter BI-Kompetenz im Unternehmen.
Vorteile:
✅ Unabhängigkeit durch internes Know-how
✅ Höhere Datensouveränität
✅ Strategische Weiterentwicklung
✅ Nachhaltige Partnerschaft zwischen Berater und Kunde
Aber auch hier lauern Herausforderungen:
❌ Höherer Zeitaufwand
❌ Längere Projektlaufzeit
❌ Nicht alle Teammitglieder wollen (oder können) lernen
❌ Qualitätsrisiken durch Unerfahrenheit
Entscheidend ist deshalb: Es braucht eine Lernkultur – und ein klares Commitment der Geschäftsführung.
Wenn das gegeben ist, profitiert nicht nur das Unternehmen – auch der Berater etabliert sich als strategischer Partner auf Augenhöhe.
Die Realität: Es geht nicht um entweder/oder
Nach über 10 Jahren BI-Projekten ist eines klar:
Die Frage ist nicht „Done For You oder Done With You?“ – sondern: „Wann ist welches Modell sinnvoll – für wen, in welchem Umfang?“
Die Praxis zeigt: Ein hybrider Ansatz ist fast immer der beste Weg.
Die 3-Phasen-Strategie: So kombinierst du beide Modelle sinnvoll
1. Quick Wins schaffen (Done For You)
Starte mit schnellen, sichtbaren Ergebnissen – etwa einem fertigen Marketing-Dashboard.
Das schafft Vertrauen und Akzeptanz, insbesondere bei Stakeholdern ohne BI-Vorerfahrung.
2. Strategisch bewerten
Analysiere gemeinsam mit dem Team:
- Welche Teile der BI-Landschaft sind geschäftskritisch?
- Wo lohnt sich interner Kompetenzaufbau?
- Wo bleibt externe Unterstützung effizienter?
3. Intelligent aufteilen
- Komplexes bleibt extern: Infrastruktur, Data Warehouse, ETL, komplexe Datenlogik
- Operatives wird intern verankert: Standardberichte, KPI-Tracking, Ad-hoc-Analysen
So wird systematisch Know-how aufgebaut – und gleichzeitig Projektgeschwindigkeit sichergestellt.
Ein Praxisbeispiel
Ein mittelständischer Onlinehändler mit 150 Mitarbeitenden ging genau diesen Weg:
- Phase 1: 4 Wochen Done For You – Aufbau eines kompletten Marketing-Dashboards
- Parallel: Schulungen mit praxisnahen Use Cases (Webshop-Analysen, CRM-Stammdaten, Wettbewerbsvergleiche)
- Nach 6 Monaten:
- → 80 % der Standardberichte werden intern erstellt
- → Externe Expertise wird nur noch für Spezialfälle oder strategische Fragestellungen hinzugezogen
Das Ergebnis: Mehr Flexibilität, geringere Kosten – und echte Datenkompetenz im Unternehmen.
Deine nächsten Schritte – Quick Wins für die Umsetzung:
✅ Bestandsaufnahme machen:
Wie technikaffin ist das Team? Welche BI-Skills sind vorhanden?
✅ Rollen & Zuständigkeiten klären:
Was soll intern aufgebaut werden? Wo bleibt externe Unterstützung sinnvoll?
✅ Iterativ starten:
Fang klein an – mit konkreten Use Cases. Evolution statt Revolution.
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Drei goldene Regeln für nachhaltige BI-Projekte:
1. Beginne mit sichtbaren Erfolgen.
So entsteht Vertrauen – und Budget für die nächsten Schritte.
2. Baue Know-how dort auf, wo du täglich arbeitest.
Standardreports, operative Steuerung, KPI-Kommunikation – das gehört ins Unternehmen.
3. Denke langfristig, nicht kurzfristig.
Was heute wie Mehraufwand wirkt, spart morgen Kosten, Zeit und Abhängigkeit.
Fazit: Es geht nicht um richtig oder falsch – sondern um passgenau
Done For You und Done With You sind keine Gegensätze.
Sie sind Werkzeuge – und wie jedes Werkzeug entfalten sie nur dann ihre Wirkung, wenn sie bewusst und passend eingesetzt werden.
Also: Mach es nicht automatisch – sondern strategisch.
