Von den Grenzen in Excel zum ersten maßgeschneiderten Dashboard

„Wer gut in Excel ist, kann auch das" — war nicht korrekt

Die Aufgabe: Entscheidungen im Unternehmen auf Analysen stützen statt auf Erfahrungswerte. Mit Power-BI-Berichten wurde bereits gearbeitet — gebaut hatte sie aber jemand anders. Und die verbreitete Annahme, ein paar Fünf-Minuten-Videos würden für den Einstieg reichen, erwies sich schnell als falsch.

In Excel war die Grenze doppelt erreicht: bei der schieren Datenmenge und bei der Frage, wie man Zusammenhänge so darstellt, dass jemand sie in Sekunden versteht. Dazu lagen die Daten in unterschiedlichen Quellen, die erst zusammengeführt werden mussten — mit einer Basis, auf die sich alle verlassen, und in einer Aktualität, die keine Handarbeit mehr braucht.

Offener Austausch — und flexibel den Weg angepasst

Vor dem Bauen stand jeweils das Sortieren: Was soll der Bericht beantworten, für wen, und woran merkt man, dass er es tut. Erst danach wurde entwickelt — beim Logistikbericht genauso wie beim Finanzbericht. Wo sich im Verlauf zeigte, dass ein anderer Weg besser passt, wurde umgestellt statt am Plan festgehalten.

Getragen hat das der regelmäßige Austausch: kurze Termine, in denen konkrete Fragen geklärt werden, Feedback, das die Entwicklung lenkt — und ein Kontingent für die Fälle, in denen ein Spezialist dazukommt, ohne dass darüber erst ein neues Projekt verhandelt werden muss.

Das erste Dashboard — und der Anfang von vielen

• Das erste maßgeschneiderte Dashboard beschleunigt die Entscheidungsfindung erheblich.
• Verstreute Datenquellen sind auf einer Basis konsolidiert — eine Zahl, eine Herkunft.
• Das Wissen bleibt im Haus: „Das wird nicht das letzte Dashboard sein, das ich hier baue."
• Regelmäßiges Feedback hat den Entwicklungsprozess gezielt gelenkt — und den Wissensaufbau gleich mit.
• Der Bericht ist inzwischen so umfangreich, dass er an technische Grenzen von Power BI stößt. Auch das wird gemeinsam gelöst, statt es dem internen Verantwortlichen allein zu überlassen.

Ein Nutzen, der in keinem Angebot steht: die Sicherheit, dass ein Problem wirklich schwierig ist — und nicht an einem selbst liegt. Wer BI intern allein verantwortet, hat sonst niemanden, der das bestätigen kann.