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Done4You oder DoneWithYou?

· 5 Min Lesezeit · Steffen Weiler
Done4You oder DoneWithYou?

Done4You oder DoneWithYou?

Steffen Weiler - 19.08.2025

In jedem BI-Projekt stellt sich früher oder später eine entscheidende Frage:Bauen wir die Reports für den Kunden (Done For You) – oder entwickeln wir gemeinsam Kompetenzen im Unternehmen (Done With You)? Soll der Berater liefern – oder befähigen?Diese Frage klingt zunächst wie eine reine Projektmethodik – ist in Wahrheit aber eine strategische Weichenstellung, die bestimmt, ob BI nachhaltig funktioniert oder zu teurer Kosmetik verkommt. Wie BI-Projekte wirklich erfolgreich werden – und was Kunden dabei oft vergessen: 

Das echte Dilemma hinter der BI-Anfrage

Stell dir folgendes vor:Ein Geschäftsführer möchte endlich valide Reports. Seine Abteilungen liefern widersprüchliche Zahlen, das Vertrauen in die Daten ist weg – und er weiß: Wir brauchen bessere Berichte. Was er nicht weiß: Was genau brauche ich dafür – und wie komme ich dahin? Ein externer Berater wird hinzugezogen, der letztlich, nach der Aufnahme der Aufgabe, folgende Frage stellen wird:„Wollen Sie, dass wir das für Sie machen – oder möchten Sie lernen, wie Sie das selbst können?“ Und plötzlich ist die Überforderung des Geschäftsführers groß, denn folgende Fragen stellen sich ihm nun:  
  • Wenn die Externen alles bauen – was passiert, wenn sie weg sind? (Abhängigkeit entsteht) 
  • Wenn wir es selbst lernen – wann sollen wir die Zeit dafür finden? (Zusätzlicher Aufwand)
  • Wie teuer wird das alles wirklich? (Neue Kosten)
 
Die Überforderung ist groß
Für gewöhnlich gibt es zwei Wege der Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem externen Berater – und diese zwei Wege greife ich nun im Weiteren auf. Dabei werden sowohl die klaren Vorteile, als auch Nachteile beleuchtet. Starten wir mit:  

Done For You: Schnelle Ergebnisse – mit Nebenwirkungen

Beim Done-For-You-Ansatz übernimmt der externe Berater die vollständige Umsetzung:Dashboards, KPIs, Datenmodelle – der Kunde erhält ein fertiges Produkt. Sinnvoll ist dieser Ansatz, wenn:
  • schnelle Ergebnisse gefragt sind,
  • keine internen Ressourcen verfügbar sind,
  • technische Komplexität überfordert,
  • Schulungszeit (z. B. vor Vorstandspräsentationen) schlicht nicht vorhanden ist.

 

Die Vorteile:✅ Schnelle Umsetzung✅ Professionelles Ergebnis✅ Hohe Planbarkeit für beide Seiten Aber es gibt klare Risiken:❌ Abhängigkeit vom Dienstleister❌ Fehlender Know-how-Aufbau im Unternehmen❌ Zusätzliche Kosten bei jeder Änderung❌ Kein tieferes Verständnis für die eigenen Daten Hinzu kommt: Der Berater bleibt langfristig die einzige Anlaufstelle – der berühmte Single Point of Failure.Und je besser er seine Arbeit macht, desto abhängiger wird der Kunde – und desto mehr wird der Berater zum Umsetzer, nicht zum Sparringspartner.  
DoneWithYou - der langfristig nachhaltigere Weg

Done With You: Nachhaltig, aber mit Hürden

Beim Done-With-You-Ansatz begleitet der Berater das interne Team.Workshops, Coaching, gemeinsame Umsetzung – Ziel ist der Aufbau echter BI-Kompetenz im Unternehmen. Vorteile:✅ Unabhängigkeit durch internes Know-how✅ Höhere Datensouveränität✅ Strategische Weiterentwicklung✅ Nachhaltige Partnerschaft zwischen Berater und Kunde Aber auch hier lauern Herausforderungen:❌ Höherer Zeitaufwand❌ Längere Projektlaufzeit❌ Nicht alle Teammitglieder wollen (oder können) lernen❌ Qualitätsrisiken durch Unerfahrenheit Entscheidend ist deshalb: Es braucht eine Lernkultur – und ein klares Commitment der Geschäftsführung.Wenn das gegeben ist, profitiert nicht nur das Unternehmen – auch der Berater etabliert sich als strategischer Partner auf Augenhöhe.  ________________________ 

Die Realität: Es geht nicht um entweder/oder

Nach über 10 Jahren BI-Projekten ist eines klar:Die Frage ist nicht „Done For You oder Done With You?“ – sondern: „Wann ist welches Modell sinnvoll – für wen, in welchem Umfang?“ Die Praxis zeigt: Ein hybrider Ansatz ist fast immer der beste Weg.
Der hybride Ansatz: Der beste Weg?

Die 3-Phasen-Strategie: So kombinierst du beide Modelle sinnvoll

1. Quick Wins schaffen (Done For You)

Starte mit schnellen, sichtbaren Ergebnissen – etwa einem fertigen Marketing-Dashboard.Das schafft Vertrauen und Akzeptanz, insbesondere bei Stakeholdern ohne BI-Vorerfahrung. 

2. Strategisch bewerten

Analysiere gemeinsam mit dem Team:
  • Welche Teile der BI-Landschaft sind geschäftskritisch?
  • Wo lohnt sich interner Kompetenzaufbau?
  • Wo bleibt externe Unterstützung effizienter?

 

3. Intelligent aufteilen

  • Komplexes bleibt extern: Infrastruktur, Data Warehouse, ETL, komplexe Datenlogik
  • Operatives wird intern verankert: Standardberichte, KPI-Tracking, Ad-hoc-Analysen
 So wird systematisch Know-how aufgebaut – und gleichzeitig Projektgeschwindigkeit sichergestellt.

 

Ein Praxisbeispiel

Ein mittelständischer Onlinehändler mit 150 Mitarbeitenden ging genau diesen Weg:
  • Phase 1: 4 Wochen Done For You – Aufbau eines kompletten Marketing-Dashboards
  • Parallel: Schulungen mit praxisnahen Use Cases (Webshop-Analysen, CRM-Stammdaten, Wettbewerbsvergleiche)
  • Nach 6 Monaten:
  • → 80 % der Standardberichte werden intern erstellt
  • → Externe Expertise wird nur noch für Spezialfälle oder strategische Fragestellungen hinzugezogen

 

Das Ergebnis: Mehr Flexibilität, geringere Kosten – und echte Datenkompetenz im Unternehmen.
Mit dem Mischweg werden die Erfolge für beide Seiten schneller greifbar - und langfristiger

Deine nächsten Schritte – Quick Wins für die Umsetzung:

✅ Bestandsaufnahme machen:Wie technikaffin ist das Team? Welche BI-Skills sind vorhanden? ✅ Rollen & Zuständigkeiten klären:Was soll intern aufgebaut werden? Wo bleibt externe Unterstützung sinnvoll? ✅ Iterativ starten:Fang klein an – mit konkreten Use Cases. Evolution statt Revolution.  ________________________ 

Drei goldene Regeln für nachhaltige BI-Projekte:

1. Beginne mit sichtbaren Erfolgen.

So entsteht Vertrauen – und Budget für die nächsten Schritte.

 

2. Baue Know-how dort auf, wo du täglich arbeitest.

Standardreports, operative Steuerung, KPI-Kommunikation – das gehört ins Unternehmen.

 

3. Denke langfristig, nicht kurzfristig.

Was heute wie Mehraufwand wirkt, spart morgen Kosten, Zeit und Abhängigkeit.

Fazit: Es geht nicht um richtig oder falsch – sondern um passgenau

Done For You und Done With You sind keine Gegensätze.Sie sind Werkzeuge – und wie jedes Werkzeug entfalten sie nur dann ihre Wirkung, wenn sie bewusst und passend eingesetzt werden. Also: Mach es nicht automatisch – sondern strategisch.

Dieser Artikel basiert auf über zehn Jahren Erfahrung in Business Intelligence und Data Analytics. Für weitere BI-Insights und praktische Tipps folge mir auf LinkedIn oder höre den Daten zu Taten Podcast auf Spotify.

 

Im Podcast findest du die besten Experten rund um das Thema Power BI und Datenanalysen.

👉 Hier kommst du zur Folge:

Folge 7 - Done4You oder DoneWithYou: Was ist besser aus Kundensicht?

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