Alle Zahlen auf einen Schlag — statt Suche nach der Differenz

Der Monatsabschluss begann mit einer Suche

Die maßgebliche Auswertung lag in einer Excel-Datei, die über Jahre gewachsen war — immer größer, immer träger, immer anstrengender zu öffnen. Ergänzte jemand im Haus eine Kostenart, ohne es zu sagen, fing die Arbeit von vorn an: erst die Abweichung finden, dann erklären, dann berichten. Und weil die Zahlen aus dem ERP über Excel zusammengeführt wurden, blieb am Ende immer die Frage, ob ein Wert stimmt oder nur plausibel aussieht.

Benjamin Baars, seit zwei Jahren in der kaufmännischen Leitung, hat das als seine Aufgabe verstanden. Das Ziel war nicht „ein Dashboard", sondern Klarheit über die Zahlen — und die Hoheit darüber. Jede Führungskraft sollte dieselbe Zahl sehen, verstehen, woher sie kommt, und sie sich selbst holen können.

Alle zwei Wochen ein Termin — und ein ehrliches „das geht nicht"

Kein Workshop, kein Big Bang, sondern ein fester Takt: alle zwei Wochen ein Termin, dazwischen konkrete Pakete. In den Sessions wird nicht nur gezeigt, wie etwas in Power BI geht, sondern nachgefragt, warum eine Zahl so gebraucht wird — und wenn eine Idee technisch nicht tragfähig ist, wird das auch gesagt. Das erspart die Wochen, in denen man sonst gegen eine Wand baut.

Der Wendepunkt lag nicht in der Technik. Als der erste Bericht bereitstand, war die Reaktion mancher Kollegen zunächst: Was sollen wir denn damit? Erst als im Gespräch stand, was jeder Einzelne darin für sich sehen kann — was an Nachunternehmer geht und was vom Auftraggeber kommt —, kippte die Haltung: genau das brauchen wir. Seither treiben die Nutzer die Anforderungen selbst.

Klarheit, wo vorher Suchen war

• Die Zahlen stehen auf einen Schlag zur Verfügung — statt in mehreren gewachsenen Dateien, die erst zusammengeführt werden müssen.
• Mehrere Gesellschaften in einem filterbaren Bericht statt je Standort einer eigenen Fassung.
• Fehler fallen im Bericht auf: In einem manuell gepflegten Bankensaldo steckte ein Fehler von rund drei Millionen Euro. Aufgefallen ist er, als dieselbe Zahl im Bericht nicht mehr übertragen, sondern gerechnet wurde.
• Führungskräfte holen ihre Auswertung selbst; die Rückfragen in der kaufmännischen Leitung nehmen ab.
• Im Termin wird über Ursachen gesprochen, nicht mehr über den Datenstand.
• Als Marathon angelegt: seit über einem Jahr im zweiwöchentlichen Takt, mit einzelnen Berichten als Sprints darin.

Woran gerade gearbeitet wird: eine Übersicht für die Geschäftsführung, die den Stand auf eine einzige Zahl bringt — und die Eingabedisziplin in den Fachbereichen, denn der beste Bericht bleibt nur so gut wie das, was vorne eingetragen wird. Beides ist offen. Genau das ist der Grund, warum die Zusammenarbeit weiterläuft.