Datenschutz­erklärung für Bewerber.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ist:

Kontaktaufnahme: Die Kontaktdaten findest du im Impressum. Aus Spam-Schutz-Gründen sind Telefon und E-Mail dort als Bild hinterlegt.

2. Welche Daten wir erheben

Im Bewerbungsverfahren verarbeiten wir typischerweise folgende Datenkategorien:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit (sofern in Bewerbungsunterlagen enthalten).
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Profile auf Karriereplattformen (LinkedIn, Xing).
• Qualifikationsdaten: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitsproben, Referenzen.
• Verfahrensdaten: Bewerbungsdatum, ausgeschriebene Position, Verfahrensstatus, interne Notizen aus Vorstellungsgesprächen, ggf. Ergebnisse von Fachaufgaben oder Tests.
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Verkehr, Anruf-Notizen, ggf. Aufzeichnungen von Online-Interviews (nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung).

Wir erheben diese Daten primär direkt von dir — über eine Bewerbung per E-Mail, über das Bewerbungsformular auf steffenweiler.de/karriere oder über eine Stellenanzeige auf einer Jobbörse (insbesondere Indeed). Zusätzlich kann es vorkommen, dass wir frei zugängliche berufliche Informationen über dich einsehen (z. B. dein LinkedIn- oder Xing-Profil), soweit dies für die Beurteilung deiner Bewerbung erforderlich und angemessen ist.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO — z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Schwerbehinderung) erheben wir aktiv nicht. Solltest du solche Informationen freiwillig in deinen Bewerbungsunterlagen mitteilen (etwa einen Schwerbehindertenausweis), verarbeiten wir sie auf Grundlage von § 26 Abs. 3 BDSG.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens — Prüfung deiner Eignung, Auswahlentscheidung, Korrespondenz, Terminkoordination.
• Begründung eines Arbeitsverhältnisses bei erfolgreicher Bewerbung.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Nachweis nach AGG).
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (insbesondere im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).

Rechtsgrundlagen:

• § 26 Abs. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. AGG, Nachweisgesetz).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an effizienter Bewerber­verwaltung und Rechtsverteidigung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 26 Abs. 2 BDSG — soweit du gesondert in eine Verarbeitung einwilligst (z. B. Aufnahme in den Talent Pool, Aufzeichnung eines Interviews).

4. Empfänger und eingesetzte Tools

Deine Bewerbungsdaten werden grundsätzlich nur an Personen weitergegeben, die in den Auswahlprozess eingebunden sind — Geschäftsführung, ggf. der Fachbereich der ausgeschriebenen Stelle. Für die Verarbeitung setzen wir folgende Dienstleister ein, mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben:

Indeed (Jobbörse & Bewerber-Eingang)

Indeed Ireland Operations Ltd., 124 St. Stephen's Green, Dublin 2, Irland — sowie verbundene Gesellschaften (u. a. in den USA und Japan). Wenn du dich über eine auf Indeed geschaltete Stellenanzeige bewirbst, werden deine Bewerbungsdaten zunächst über die Indeed-Plattform an uns übermittelt. Indeed verarbeitet dabei deine Daten als eigenständig Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung: de.indeed.com/legal. Nach Eingang bei uns verarbeiten wir deine Daten in eigener Verantwortung weiter.

Close CRM (Bewerber-Verwaltung)

Elastic Inc. (Close), 3415 S Sepulveda Blvd, Suite 1100, Los Angeles, CA 90034, USA. Wir nutzen Close als zentrales System, um Bewerbungen zu erfassen, Status zu verfolgen und Kommunikation zu dokumentieren. Close verarbeitet deine Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines AVV mit Standardvertragsklauseln (SCC) sowie ergänzender Maßnahmen. Datenschutzerklärung: close.com/privacy.

Microsoft 365 (E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher)

Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wir nutzen Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint) für die Kommunikation mit dir, die Terminplanung und die Ablage von Bewerbungs­unterlagen. Microsoft verarbeitet Daten primär in EU-Rechenzentren; eine Datenverarbeitung in den USA ist nicht in jedem Fall ausgeschlossen. Microsoft stellt einen DPA mit Standardvertrags­klauseln und EU Data Boundary. Datenschutzerklärung: privacy.microsoft.com.

Hosting der Karriere-Seite

Die Karriere-Seite steffenweiler.de/karriere wird gehostet bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Beim Aufruf der Seite werden Server-Log-Dateien (IP-Adresse, Browser, Zeitpunkt) für maximal acht Wochen gespeichert. Datenschutzerklärung von IONOS: ionos.de/terms-gtc/terms-privacy.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe deiner Daten an Dritte erfolgt nicht. Insbesondere verkaufen wir keine Bewerberdaten und nutzen sie nicht für Werbung.

5. Drittland-Übermittlung

Soweit Daten an Empfänger in den USA übermittelt werden (Close, ggf. Microsoft, ggf. Indeed-Konzern), erfolgt dies auf Grundlage von:

• EU-US Data Privacy Framework (DPF) — soweit der jeweilige Empfänger nach dem DPF zertifiziert ist (z. B. Microsoft).
• EU-Standardvertragsklauseln (SCC) in der Fassung des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/914 — soweit kein DPF-Status vorliegt.
• Ergänzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle).

Auf Anfrage erhältst du eine Kopie der einschlägigen Garantien.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern deine Bewerbungsdaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

Bei Absage / Nicht-Berücksichtigung

Sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Versand der Absage). Die Frist berücksichtigt die zweimonatige Klagefrist nach § 15 Abs. 4 AGG zuzüglich einer angemessenen Pufferzeit für die Postzustellung und etwaige Auseinandersetzungen. Danach werden deine Daten in Close, in unserem Posteingang und in OneDrive / SharePoint gelöscht.

Bei erfolgreicher Bewerbung

Wenn ein Arbeitsverhältnis zustande kommt, übernehmen wir deine Daten in die Personalakte. Für die Aufbewahrung gelten dann die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrechts.

Längere Speicherung

Sollte im konkreten Fall eine längere Speicherung erforderlich sein (z. B. wegen eines laufenden Rechtsstreits), erfolgt die Löschung nach Wegfall des Grundes.

7. Talent Pool (nur mit Einwilligung)

Wenn du für die aktuelle Stelle nicht ausgewählt wurdest, dein Profil aber für zukünftige Positionen interessant für uns sein könnte, fragen wir dich gesondert per E-Mail, ob du in unseren Talent Pool aufgenommen werden möchtest. Diese Aufnahme erfolgt ausschließlich mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Wenn du einwilligst, bewahren wir deine Bewerbungsunterlagen für maximal zwei Jahre auf. Nach Ablauf dieser Frist fragen wir erneut nach oder löschen die Daten.

8. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über dich gespeichert haben.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe deiner Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen, aus Gründen deiner besonderen Situation.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Um diese Rechte geltend zu machen, kontaktiere uns bitte über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Für die Weiler Consult GmbH zuständige Behörde ist:

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Du bist auch nicht verpflichtet, uns Daten zur Verfügung zu stellen. Wir benötigen die Daten allerdings, um deine Bewerbung prüfen und das Auswahlverfahren durchführen zu können. Wenn du uns keine Daten zur Verfügung stellst, können wir deine Bewerbung leider nicht berücksichtigen.